jeudi 7 mai 2015

4 formats de réunions pour innover ou trouver des solutions de manière efficace !

J'ai organisé un atelier avec des Scrum-Master pour leur présenter plusieurs méthodes d'organisation de réunion avec comme objectif de :

  • S'abstraire du nombre de personnes présentes
  • Stimuler la créativité
  • Permettre à tout le monde de s'exprimer
  • Obtenir un résultat "vite"

En premier lieu je leur ai présenté ce qui me semble être indispensable à toute réunion :
  • Un contrat de confiance entre les personnes présentes
  • Un objectif clairement défini
  • Un support visuel
  • Une Timebox

Le contrat de confiance

Le contrat de confiance est indispensable si on souhaite que des idées neuves sortent de la réunion, le meilleur moyen d'avoir de bonnes idées est de se sentir libre d'en donner de mauvaises !

Un objectif défini

Sans objectif à atteindre, personne ne ressentira cette satisfaction finale qui nous fait comprendre que l'on n'a pas perdu notre temps !

Le support Visuel

Le support visuel permet à l'auditoire de se concentrer, qu'il s'agisse d'un tableau blanc ou d'un mur de Post-It

Timebox

Au bout d'une heure, votre auditoire a perdu son attention - c'est prouvé par de nombreuses études et c'est surtout un constat que l'on peut faire soi-même très facilement !

Puis j'ai présenté le cadre commun de tous ces ateliers...



Un Framework pour le déroulé de la réunion

Tous les formats d'atelier que je propose ont le même déroulé, illustré ci-dessous :



Ce cycle peut se dérouler une ou plusieurs fois, il ne faut pas hésiter à y revenir dès qu'on a l'impression que le chaos s'installe

1. La création par groupe

Après avoir énoncé l'objectif, proposer à l'assemblée de se diviser en plusieurs groupes de 4 personnes

Les groupes travaillent pendant des itérations de 15 minutes suivis par des restitutions devant tout le monde

Ce travail par groupe correspond aux points 2 et 3 du Framework

La restitution elle permet à l'assemblée de se mettre d'accord doucement et par itération

Pour faciliter les restitutions et si le sujet s'y prête vous pouvez proposer aux groupes de travailler sur des Lean Canvas

Après 2 ou trois itérations, votre réunions se termine et vous pouvez soit :
  • Faire un vote pour déterminer les meilleures idées
  • Restituer toutes les propositions telles quelles

Les points forts

  • En petit groupe les idées saugrenues et innovantes sont plus audibles
  • En petit groupe le respect de l'expression de chacun est plus évident
  • Un jeu de concurrence se fait entre les groupes et crée une émulation

Les points faibles

  • On n'a pas forcément de consensus au final

2. La Notation par binômes

Après avoir énoncé l'objectif, proposer à l'assemblée de se mettre en rond autour de la table

Pendant 5 minutes et en silence, leur demander d'écrire leurs idées sur des Post-It et de le poser à leur droite

Les inviter à prendre les Post-It posés à leur gauche pour les lire, s'en inspirer et les faire tourner

Attention, on n'écrit pas sur les Post-It des autres, on s'en inspire !

Cette façon de faire permet de couvrir les points 2 et 3 du Framework

Puis on passe au point 4 :

  • Pour cela on divise les Post-It en autant de personnes et chacun prend un paquet
  • L'assemblée se divise en binômes
  • Dans un binôme A-B, A lit ses Post-It à B qui les note et réciproquement
  • Puis A et B échangent leurs paquets de Post-It et ils recommencent avec d'autres personnes
Dès qu'il y a 3 notes (au minimum) sur chaque Post-It on s'arrête

Puis on restitue les Post-It au tableau, les mieux notés en haut et les moins bien notés en bas, c'est l'occasion de trier les doublons et d'affiner la compréhension

Les points forts

  • Le binômage force à l'écoute et à la compréhension des sujets
  • A la fin la liste des idées est priorisée
  • L'atelier est rapide 
  • Il peut être conduit avec beaucoup de participants (+15)

Les points faibles

  • Il se peut que certains contestent les Post-It qu'ils n'ont pas noté
  • L'innovation est difficile

3. Tri de Post-It successif

Après avoir énoncé le sujet, on propose aux participants d'écrire leurs idées sur des Post-It pendant 5 minutes (c'est le point 2 du Framework)

Puis chacun vient au mur présenter et coller ses Post-It - c'est l'occasion pour chacun de rajouter des idées (point 3 du Framework)

Vient enfin la phase du consensus qui est la plus savoureuse :
  • Chaque personne vient successivement choisir et trier sur le mur les Post-It qui lui paraissent importants
  • Chacun peut modifier la sélection et le tri de la personne précédente
La première réaction de l'assemblée sera : "Mais dans ce cas, c'est le dernier qui a le dernier mot !"

Mais dans les faits, chacun va prendre en compte naturellement l'avis de ses prédécesseurs et l'on va plutôt assister à un processus incrémental de consensus

Les points forts

  • L'accent est mis sur le consensus
  • Les idées qui ne trouvent pas consensus sont facilement identifiées et peuvent être mises de côté

Les points faibles

  • L'innovation est plus difficile
  • Des caractères réfractaires peuvent mettre à mal l'atelier en cassant systématiquement le consensus naissant

4. Le tableau blanc

C'est le dernier et le plus simple des ateliers !

L'assemblée s'exprime oralement et le facilitateur note sur un tableau les idées ou problèmes qui émergent

Régulièrement il rappelle le sujet de la réunion pour recadrer la discussion

On passe au point 3 du Framework et en fasse de chaque sujet au tableau le facilitateur demande à l'assemblée de fournir soit :
  • Une solution
  • Une "Quick Win" à mettre en place tout de suite
  • Un contournement
Puis point 4, l'assemblée vote pour le ou les sujets les plus importants

Les points forts

  • L'accent est mis sur la discussion et l'échange oral
  • Le tableau permet aux participants de rester concentrés sur le sujet

Les points faibles

  • Les "caractères forts" risquent de monopoliser le débat
  • Les idées folles peuvent passer à la trappe
  • Un facilitateur expérimenté est nécessaire




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