La rétrospective : arrêtez de vous plaindre !

Le contexte

Un plateau de 40 personnes, 4 équipes Scrum en pleine phase de transformation Agile

Mise en place du framework SAFe avec un accompagnement de quelques mois par des Coachs

A mon arrivée, il n'y a plus d'accompagnement depuis 3 mois et la dissolution des pratiques a motivé le management pour reprendre un Coach

La rétrospective telle qu'ils la pratiquent

Une réunion d'une heure dans une salle dédiée ou milieu de l'Open space

Le Scrum master qui est aussi Lead développeur demande à l'équipe (PO compris) d'écrire sur des Post-IT des items selon les thèmes : Keep/Drop/Start

Tous les Post-IT sont posés au mur, parfois chacun sont tour, parfois tous en même temps sans plus de discussion que ça

Globalement les personnes se plaignent beaucoup et veulent démarrer des choses qui dépasse largement du cadre de l'équipe (autre technologie, autre projet, d'autres ordinateurs...)

Le compte rendu de la rétrospective se contente de lister le contenu de tous les Post-IT sur un email

Il est envoyé à toutes les autres équipes ainsi qu'aux managers sans plus de manières, on y trouve des phrases comme : "l'équipe A nous pertube" ou "Le management nous met la pression"

Mes premières interviews

Mon approche est toujours d'essayer de prendre les gens là où ils en sont, d'essayer de comprendre pourquoi ils font les choses et surtout de ne pas les juger

Je leur pose une première question sur les actions : sont-elles suivies ? La réponse est unanime, et c'est non !

C'est d'ailleurs  la source d'une grande insatisfaction et d'une critique vis à vis de l'Agilité

Une autre question  : mais pourquoi faites-vous des rétrospectives alors ?

Plusieurs réponses, d'abord parce qu'on leur a dit de le faire mais aussi parce qu'ils estiment que c'est très important pour eux de pouvoir dire ce qu'ils pensent et c'est important de s'améliorer

Une dernière question : et ça marche ?

La réponse sans appel : non !

Mes premières réflexions

Tout d'abord je commence par me dire que ce type de cérémonie leur a été appris par un coach et que certainement il avait pris soin d'expliquer le sens de l'exercice

Mais le constat est sans appel, le sens de l'exercice est perdu et ne subsiste qu'une pratique sans valeur

Je me souviens alors de Cynefin et d'un atelier conduit par Pierre Neiss : Scrum est un cycle qui passe par différentes typologies : simples, chaotiques, complexes et compliquées


"Cynefin as of 1st June 2014" by Snowded - Own work. Licensed under CC BY-SA 3.0 via Wikimedia Commons.

La finalité est l'émergence dans l'équipe de bonnes pratiques avec toujours l'idée que comme on ne peut pas les définir à priori alors on les valide à posteriori

Voilà la rétrospective telle que je la ressens, un moment où l'expérimentation devient bonne pratique

Cette vision me parle et je me sens prêt à guider les équipes dans ce sens, à répondre à leurs questions, à les laisser me challenger !

Recentrer la rétrospective sur l'équipe

Dans un premier temps j'assiste aux rétrospectives et je m'assure que tout le monde a bien la parole et que personne n'est oublié

J'en profite aussi pour leur demander de séparer leurs actions en deux types :

1. Celles qui sont à leur portée
2. Celles qui dépendent de leur management

Je leur propose alors que les actions qui dépendent du management soient traitées directement par une personne de l'équipe et un manager dans le cadre d'un entretien dédié, pourquoi se contenter d'un email alors que l'on peut directement régler les choses en face à face !

Par magie, les complaintes au managers disparaissent...

Je leur demande alors de me dire si ils pensent avoir la bande passante pour traiter les actions qu'ils se donnent

Un suivi de ces actions sur un board indique clairement qu'ils n'ont pas le temps, ils aimeraient mais il n'ont pas le temps

A ce moment j'hésite, ma tentation est de leur dire d'arrêter les actions et de se contenter de pointer du doigt ce qui marche - mais mes premières tentatives se heurtent à beaucoup d'incrédulité

Quoi ? une réunion où on se dit juste ce qui marche ! mais à quoi ça peut servir ?

Ok, je prends note

Des faits, rien que des faits !

Je leur propose de concentrer la rétrospective sur des faits (succès, fun, échec, stress) et de demander à l'équipe de réagir aux échecs ou aux stress des autres dans un esprit empathique : "Il vous dit que cet événement a été un échec pour lui, que pouvez lui dire pour l'aider ?"

Naturellement bienveillance et solidarité font leur apparition et tout aussi simplement des actions simples et immédiates voient le jour

Je sens que l'équipe est plus épanouie et je leur propose alors d'aller plus loin en transformation leurs succès en "bonnes pratiques"

30 min pour transformer une pratique en bonne pratique

L'équipe choisit une pratique qu'elle estime réussie

Ensemble nous définissions un ou plusieurs livrables à notre portée dans la timebox, ex :

• Un dessin
• Le contenu d'une conférence
• Un article sur le wiki
• Une sortie de groupe
• ...

Si le sujet le permet, l'équipe se sépare en deux
En 2 ou 3 itérations très courtes elles réalisent le livrable
Entre chaque itération une démo très courte permet de se synchroniser

Au final l'équipe à produit quelque chose, bien sûr ce n'est pas toujours très ambitieux mais au moins c'est DONE et ça s'inscrit dans une logique de capitalisation et de diffusion au près des autres et puis surtout ça a permis de changer de paradigme : nous ne sommes plus dans la plainte mais dans la création !

Bilan

L'équipe adhère et retient deux aspects importants : 

• La vision positive de la rétrospective
• Fabriquer quelque chose ensemble